A elaboração de propostas de ações de Extensão deve ser realizada em formulário online no Sistema de Informação e Gestão de Projetos (SIGProj), e diretamente pelo coordenador da proposta. Para cadastrar uma proposta, o coordenador deverá estar vinculado à sua instituição e ter um cadastro prévio no SIGProj. O SIGProj objetiva auxiliar no planejamento, gestão, avaliação e a publicização de ações de extensão, pesquisa, ensino e assuntos estudantis desenvolvidos e executados nas universidades brasileiras. O fluxo de cadastramento de propostas na EEAN segue conforme fluxograma apresentado na imagem abaixo.